Definisi Invoice dan Membuat Invoice Menggunakan Software

Dalam setiap transaksi bisnis harus menyertakan dokumen bukti, sehingga setiap transaksi memiliki riwayatnya. Hal ini untuk memudahkan perusahaan dalam membuat kebijakan serta memudahkan dalam pencatatan pembukuan akuntansi.

Salah satu dokumen penting yang harus disertakan ketika terjadi transaksi adalah invoice. Invoice adalah dokumen yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang telah terjadi. Dengan diterbitkannya invoice, menandakan bahwa pembeli wajib untuk membayar tagihan yang tertera di dalam invoice.

Pembuatan invoice dapat dilakukan secara manual maupun secara digital menggunakan software. Software akuntansi untuk pembuatan invoice pun saat ini sudah banyak. Di artikel ini akan membahas mengenai definisi invoice serta membuat invoice menggunakan software. Penjelasan lengkap ada di dalam artikel ini.

Definisi Invoice adalah

Sumber: https://www.powertynan.com.au/news/newsletters/73-powerline-winter-2016/504-is-inefficient-bookkeeping-costing-your-business

Seperti sedikit disinggung sebelumnya, bahwa invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang telah terjadi. Selain itu, invoice adalah dokumen penagihan atas pembayaran yang belum dibayarkan oleh pembeli, padahal sudah memasuki termin pembayaran dan harus dilunasi.

Secara umum, invoice adalah faktur penjualan kepada pelanggan, yang mana aktivitas ini menimbulkan piutang bagi perusahaan. Invoice biasanya dibuat berdasarkan quotation (surat penawaran), purchase order (pesanan dari pembeli), atau delivery order (pengiriman barang). Namun juga dapat dibuat langsung dengan mengisi item yang akan dijual.

Komponen Penting dalam Invoice adalah

Sumber: https://www.uptodatebookkeeping.com/bookkeeping-services/why-you-should-hire-a-bookkeeper-for-your-business/

Dalam membuat invoice, terdapat komponen – komponen penting yang harus disertakan. Komponen tersebut diantaranya sebagai berikut:

  1. Names & Address Customer

Jika menggunakan software akuntansi, biasanya penjual hanya tinggal memasukkan alamat email pelanggan. Karena keperluan surat menyurat nantinya melalui email. Tapi, tidak ada salahnya memasukkan nama serta alamat fisik pembeli untuk kemudahan dalam penagihan atau surat menyurat secara fisik.

  1. Invoice Date

Invoice date adalah tanggal pembuatan invoice. Tanggal lain yang perlu dibuat juga adalah termin pembayaran yang dapat dilakukan oleh pembeli untuk melunasi tagihannya.

  1. Description of Items

Description of items biasanya dibuat dalam kolom – kolom, dimana memuat daftar produk yang dibeli oleh pelanggan, harga tiap produk, serta jumlah total harga.

Kolom yang terdapat pada Software Invoice adalah

Setiap software memiliki template yang berbeda, namun secara umum kolom – kolom yang disediakan oleh software akuntansi sama dalam pembuatan invoice. Kolom yang terdapat pada invoice adalah sebagai berikut:

  1. Customer, untuk menuliskan nama pelanggan.
  2. PO No., diisi dengan nomor purchase order dari pelanggan.
  3. Invoice No, nomor invoice yang dibuat oleh penjual, tidak boleh sama dengan nomor invoice
  4. Invoice Date, tanggal pembuatan invoice.
  5. Ship to, diisi dengan nama dan alamat pelanggan.
  6. Rate, yaitu kurs yang berlaku pada saat pembuatan invoice.
  7. FOB, yaitu cara penerimaan barang yang disepakati antara penjual dan pembeli.
  8. Terms, yaitu persyaratan dalam pembayaran.
  9. Fiscal Rate, adalah kurs pajak yang berlaku ketika invoice
  10. Ship Date, diisi dengan tanggal pengiriman barang.
  11. Ship Via, pilihan pengiriman barang yang telah disepakati.
  12. Receivable Account, daftar akun piutang untuk invoice yang dibuat.
  13. Salesman, pihak sales yang melakukan transaksi.
  14. Warehouse, yaitu untuk menentukan gudang tempat barang akan diambil.
  15. Item, nomor barang yang dijual.
  16. Item desc, nama barang yang akan dijual.
  17. QTY, diisi dengan jumlah barang yang dijual.
  18. Unit Price, diisi dengan harga satuan tiap produk.

Demikian penjelasan mengenai definisi invoice dan membuat invoice menggunakan software.